高效管理项目的秘密武器:累积流图

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本文给大家简单介绍一款简单易用且能有效跟踪&预测项目交付的工具:累积流图。

在项目执行过程中,会出现各种难以预期的问题&风险。为了达成项目目标,项目经理需要采用各种手段或工具来尽早识别潜在的问题或风险。本文给大家简单介绍一款简单易用且能有效跟踪&预测项目交付的工具:累积流图。

什么是累积流图?

累积流图是在排队理论里使用的一个工具。它是一个面积图(如下图-1所示),强调用户故事或是需求数或是工单数随时间而变化的程度,同时直观显示整体趋势走向。X轴代表时间,Y周代表需求数量或是bug数或是用户故事数(可根据实际情况来定义)。我们可以用它来跟踪和预测项目的进展情况,也能借助于这个图来识别潜在的问题和风险。

怎么看累积流图?

先介绍一下半成品WIP这个概念。WIP是Work in progress的缩写,代表开始了但未完成的工作(在图-2中,红色区域就是进行中的工作即WIP)。

图-2 WIP: Work In Progress

在排队理论中,就是WIP代表着队伍的长度。在图-2中,Y代表我们的队伍长度,也是我们正在开发中需求数量。而X代表的是需要排队的时间,也是我们需求的交付周期。根据精益理论,交付周期越短越好,也就是X的长度尽可能短。因为交付周期越长,也意味着注入的成本越高,但没有产生任何商业价值。

当队伍Y越长,我们的交付时间X可能越长。当Y持续变成长时,或是碰到资源依赖或者技术难题等问题,导致我们无法完成在做的任务。为了减少等待时间,在没有完成任务的情况,开始着手新的任务,导致WIP越来越多。而此类依赖或者难题的解决,在时间往往不可预测,也意味着交付不确定性的增强。另外WIP越多意味着需要在不同任务间进行切换,这会严重影响团队的工作效率,进而影响团队的整体交付能力。

在看累积流图的时候我们需要关注X以及Y长度的变化趋势。当X或Y持续变长或变宽的时候,项目执行过程中可能出现了一些问题,但注意,不一定是真的存在问题。我们需要Go See,进一步获取信息来判断。

举个例子,交付团队由3位成员组成,但有一天,累积流图显示进行中需求数(Y的长度)已经到达10个,平均每个人同时进行中的需求数超过3个。这是一个警示,告诉我们团队开发过程中可能碰到问题了。当我找团队具体了解情况,发现有3个需求实际已经完成,但忘记实时更新状态。有2个需求的完成必须依赖于合作方的接口,但合作方由于排期的问题,有所延期,导致无法及时完成任务。接下去的工作是跟合作方沟通协调具体的解决方案,尽早扫除交付障碍。

在上述例子中,项目流程非常简单,只有三种活动状态::To do, In progress以及Done。

在敏捷团队里,强调端到端的交付,全栈工程师也经常被提起。但在现实的项目管理过程中,大部分项目团队中还是按照专业划分成更细致的工作活动,比如需求设计,概要设计, 详细设计等。当项目活动被细化以后,利用累积流图能更快更精准的定位到问题可能出现的环节,也能更好的预期后续的项目风险。

在下面的例子里,有需求、设计、开发测试等项目活动。我们关注累积流图中每一种颜色区域的变化趋势(看是否有拓宽的趋势或增厚),来获取风险预警。

累积流图示例


图3-累积流图示例

在该例子中,项目流程中在正常的项目活动外额外加了两块缓存环节:待开发以及待测试,主要用于观察库存指标(任务处于等待状态),进而更容易识别活动瓶颈。从图中可以看到待测试区域持续扩大,测试环节成为整个项目交付的瓶颈,最终导致没有交付所有的需求。若没有待测试环节,开发的颜色区域会一直增厚拓宽,我们的焦点首先会集中在开发活动,并不能直观判断出瓶颈在测试环节。

再次强调一下,用累积流图观察一个团队的工作进展时,数值本身不能说明问题,但数值的变化趋势会给我们一些预警,告诉我们哪个环节可能碰到了问题或成为瓶颈。这个时候我们需要到团队中去充分了解情况,识别真正的问题或潜在的风险并采取相应的应对措施。

生成你的累积流图

以Excel2000工具为例,选择要创建面积图的原始数据,在“插入”功能选项卡上的“图表”功能组中,单击“面积图”下拉列表中的一种类型即可。如下图所示。

图4 应用Excel 2000生成累积流图

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