如何有效的传达需求和任务?

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在项目进行的过程中,需求和任务如何才能实现有效的传达?

肥皂公司是一家专门生产肥皂的公司,生产不同功能适应不同年龄群的肥皂。

小健是肥皂公司的产品经理,这天BOSS召集了各项目部门的骨干团队,规划了如何提升产品销售额的事。小健作为产品线的负责人,负责收集和整理各部门反馈的需求,并落实到生产研发。

会议如火如荼,大家热情高涨,踊跃发言:

销售说,你那XXX家的肥皂,外包装是个洋女人在拿着浴巾洗澡,看了就想买

市场说,XXX家出了新款的肥皂,销售的不要太好

….

最终BOSS做了总结,并重点强调了各团队负责的任务和指标。

小健的任务是:

  • 根据调研数据,修改产品的外包装,以适应年轻用户的的需求
  • 生产新的肥皂品种,解决肥皂用小了就丢,易滑手的问题

小健会议结束了,就开始了规划,他召集了设计、物料、研发、生产相关的负责人开了一个大会,把自己整理好的需求和要求做成了精美的PPT,和大家开了一下午的会。会后还将PPT和计划发给了大家。

时间一周一周的过去,有一天小健的领导苏菲找到了小健,问:“那个BOSS安排的事情弄的怎么样了?”

小健:“安排下去了,放心!”

小健心想,PPT和计划要点什么的都说明了,应该没什么问题,待会去车间看下生产进度。

快下班了,小健突然想起是否要去看下生产进度,结果下雨了,他拿起手机给车间的师傅小胖发了个微信:“那个新肥皂N5H5的生产怎么样了?”

小胖:“你说的什么N5H5?没收到要生产新肥皂啊”

小健冒着小雨,来到了车间,找到了小胖。原来,新的肥皂生产计划被搁置了,因为填充肥皂心的材料及增加摩擦系数的添加剂没有落实,导致新肥皂的生产至今未进行。

小健第二天一早,就开始忙碌的找各个节点的负责人,跟进进展的状态,忙的水都顾不上喝,中午的时候小健吃饭碰到了领导苏菲,苏菲斜眼看了他一眼,并没说什么,小健心想,完了,苏菲一定已经知道新肥皂的生产耽搁的事情了…

事后某一天,苏菲突然来找小健,说是给他约了个导师,小健根据名片,找到了战略发展指挥部的陈博士,并对这起事件进行了复盘,陈博士说这个问题主要是沟通造成的,不过更重要的是小健在传达需求和任务的环节出了岔子。

如何有效的传达需求和任务呢?陈博士总结了以下10点:

举个栗子:地上有一堆散落的肥皂,你有一群小朋友可以听你指令。

1、避免单向沟通

单向沟通:各位小朋友把地上的肥皂整理好

非单向沟通:各位小朋友把地上的肥皂整理好,可以吗?小朋友回答:“可以”

明确的收到沟通对象的反馈,可以有效的建立沟通的闭环,沟通都是双向的,在收到明确确认的指令后,沟通者和被沟通者才建立了通信,这样的沟通就是双向的。

2、任务有责任人,且只有一名

无负责人:各位小朋友把地上的肥皂整理好

有1个负责人:小A同学负责把地上的肥皂整理好,大家可以一起帮他整理

任务有多个负责人,会造成最终任务互相推诿,并且会造成任务存在分工不均领导力不均的问题,有且只有一个负责人,在任务下达后只需找这个人反馈任务进度即可。在群体中宣布和某个个体进行沟通和传达,可以有效的建立信任及责任归属。

3、传达具体指令,且可操作

不具体:各位小朋友把地上的肥皂整理好

具体可操作:小朋友每人拿10块肥皂,并把肥皂放在自己的储物格里,放成两排,每排5个

模糊的指令在传达后,如果过程不加以介入和调整,往往到执行层面会出现各种问题。明确的操作指令在沟通中不仅可以建立信任,也可以让被沟通者清晰的知道如何操作。

4、任务有时间节点,且明确

没有时间:各位小朋友把地上的肥皂整理好

没有时间,不明确:各位小朋友放学后把地上的肥皂整理好

有时间节点,且明确:各位小朋友,在放学后的一小时内,最晚不超过17:00前,把地上的肥皂整理好

没有时间节点的任务,往往会被拖泥带水的执行。由于未下达具体的完成时间,被沟通者处于非明确接收任务状态,因为不知道何时需要完成,会造成懒惰者迟迟未执行,勤快者提早完成优先级误判等。

5、任务未完成,有明确的惩罚机制

无惩罚:各位小朋友把地上的肥皂整理好

有惩罚:给位小朋友把地上的肥皂整理好,没有整理好的会通报批评

对于未完成任务,是大家都不期望的结果,如果有两个TEAM,一个队伍完成了,另一个队伍没有完成,那没有完成的TEAM,如果不做任何的惩罚,领导力就会削弱,以后在群体中的威信和分量就会变弱。可以对未完成的TEAM做任何现金以外的惩罚机制。并且这个惩罚机制一定要被执行。

6、任务过程有检查机制

无机制:各位小朋友把地上的肥皂整理好

有过程检查:给位小朋友把地上的肥皂整理好,我会每隔半小时来看大家的完成情况

过程中有追踪和跟进,对于任务的最终完成可以形成保证,并能及时的发现任务在该阶段是否达到预期,及时的纠正误差。过程检查对任务的有效完成及最终质量起到了非常关键的作用。

7、复杂任务,要求对方复述

无复述:各位小朋友把地上的肥皂整理好

有复述:各位小朋友把地上的肥皂整理好。各位小朋友,我刚刚给到大家的任务是什么?

“把地上的肥皂整理好”

复杂的任务在沟通过程中,往往伴随着较为复杂的操作和要求,如何确保被沟通者充分理解,最简单的方式是让其复述,如果复述无误,则沟通内容才被有效的传达。

8、任务分主次

无主次:各位小朋友把地上的肥皂整理好

有主次:各位小朋友,先完成课后作业,再将地上的肥皂整理好

任务按优先级主次分明,在多个任务同时进行的时候,可以确保紧要任务优先解决,重点力量放在刀刃上。

9、根据能力,分派不同的任务或不同的指标

无不同:各位小朋友把地上的肥皂整理好

有不同:各位小朋友,年龄在15岁以上的,整理10个肥皂,年龄在15以下的,整理5个肥皂

有不同:各位小朋友,男生整理100个肥皂,女生整理5个肥皂

任务的执行人,或团队,往往能力也有高低,根据任务的难易程度及不同团队的能力,指派不同的任务,往往事半功倍,避免复杂的任务给到能力较为弱的团队执行。避免资源浪费。

10、多用眼神交流,并给予清晰的反馈

无眼神交流:各位小朋友把地上的肥皂整理好

有眼神交流:各位小朋友把地上的肥皂整理好。

“瞄同学,你低着头干嘛,我刚刚说的你在听吗?看着我”

“我尿急”

“那现在去上洗手间”

“咪同学,你盯着窗外看什么?我刚刚说的你在听吗?看着我”

“如果不小心把肥皂搬坏了,咋办”

“肥皂丢地上不会坏,如果坏了报告给我,不会让你们赔”

眼神的交流,是建立信任的基础,在任务的传达和执行中,充分的听取被接收者的意见及给出明确的反馈结果,能更清晰的了解任务分支及可能出现的情况。

再来回顾下刚刚的任务:地上有一堆散落的肥皂,你有一群小朋友可以听你指令。

小朋友们看过来,这里有一堆的肥皂,看见了吗?“看见了”。

现在听我的口令,大家起立,男生站前排,女生站后排,来,动起来。

小明,小红,你们出来,站老师身边,我有任务要给你们两负责。

安排小明任务:“你负责将一半的肥皂搬运到储物格,并按每5个一排整理好”

安排小红任务:“你负责将一半的肥皂编好学号,并分给每个同学,自己也要一块哦”

今天做完英语听力作业后,在18:00前做完这些事,老师我每隔10分钟来检查,看你们的进展情况,没有完成的那个队伍要留下来打扫教室卫生哦。小明和小红负责男生和女生的队伍,做完后要向我汇报完成情况。

实际项目中,往往不能按部就班的按照以上的方法来执行,还是要根据具体团队的情况,具体分析。如果你也做在项目管理,希望如上的内容对你有所帮助。

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